jueves, 19 de agosto de 2010
TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL
Es listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna el tiempo de permanencia, asi como su disposicion final.
OBJETIVO
Se elaboran teniendo en cuenta el cuadro de clasificacion con el fin de registrar correctamente las oficinas productoras (tanto administrativas como misionales) y la documentacion producida.
OBJETIVO
Se elaboran teniendo en cuenta el cuadro de clasificacion con el fin de registrar correctamente las oficinas productoras (tanto administrativas como misionales) y la documentacion producida.
FORMATO DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
Es el instrumento tecnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada dependencias o entidad.
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
Se define como la lista de series, subseries y tipos documentales manejados en la dependencias, se especifica el tiempo requerido en el archivo de gestion, es decir en la propia dependencia, y cuanto tiempo en el archivo central
CONCEPTOS IMPORTANTES
ELIMINACION: Actividad resultante de la disposicion final, señal en la TRD o de valoracion documental para quellos documentos que han perdido valores primarios y secundarios sin perjuicio de conservar su informacion en otros soportes.
SELECCION: Es identificada comunmente en documentacion con el proceso de adquision de documentos, esto se considera como tarea exclusiva de la primera fase de proceso documental obiamente la seleccion es un problema consustancial a la adquisicion de fondos o formacion de depositos documentales.
MICROFILMACION: Consiste en reducir las fotos a un tamaño muy pequeño.
DIGITALIZACION: Es el proceso mediante el cual, partiendo de una señal analoga como es cualquiera de las imagenes que la rodean en el mundo, obtenemos una representacion de la misma en el formato digital.
COMITE DE ARCHIVO: Es un organo interno de la entidad de caracter asesor de todos los aspectos relacionados con la organizacion, manejo y control de los documentos de una entidad.
INVENTARIO DOCUMENTAL: Es un registro que sirve para indicar la cantidad de los expedientes que existen en una archivo y tiene como principal utilidad el poder expidental correctamente los documentos.
FONDOS ACUMULADOS: Son aquellos que son producto de la carencia politica archivistica de las entidades y de los cambios constantes de la administracion que conlleva a ubicar de forma desorganizada en sus depositos de documentacion producido por dependencias y entidades que la precedieron o de las cuales han asumido algunas funciones.
PROCESO DE VALORACION: Se entiende por valoracion el proceso de analisis y seleccion cuyo objetivo es establecer los plazos de transferencia, conservacion y acceso a las series documentales.
CONCEPTOS IMPORTANTES
ELIMINACION: Actividad resultante de la disposicion final, señal en la TRD o de valoracion documental para quellos documentos que han perdido valores primarios y secundarios sin perjuicio de conservar su informacion en otros soportes.
SELECCION: Es identificada comunmente en documentacion con el proceso de adquision de documentos, esto se considera como tarea exclusiva de la primera fase de proceso documental obiamente la seleccion es un problema consustancial a la adquisicion de fondos o formacion de depositos documentales.
MICROFILMACION: Consiste en reducir las fotos a un tamaño muy pequeño.
DIGITALIZACION: Es el proceso mediante el cual, partiendo de una señal analoga como es cualquiera de las imagenes que la rodean en el mundo, obtenemos una representacion de la misma en el formato digital.
COMITE DE ARCHIVO: Es un organo interno de la entidad de caracter asesor de todos los aspectos relacionados con la organizacion, manejo y control de los documentos de una entidad.
INVENTARIO DOCUMENTAL: Es un registro que sirve para indicar la cantidad de los expedientes que existen en una archivo y tiene como principal utilidad el poder expidental correctamente los documentos.
FONDOS ACUMULADOS: Son aquellos que son producto de la carencia politica archivistica de las entidades y de los cambios constantes de la administracion que conlleva a ubicar de forma desorganizada en sus depositos de documentacion producido por dependencias y entidades que la precedieron o de las cuales han asumido algunas funciones.
PROCESO DE VALORACION: Se entiende por valoracion el proceso de analisis y seleccion cuyo objetivo es establecer los plazos de transferencia, conservacion y acceso a las series documentales.
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